個人情報保護について

当社は個人情報につきまして個人情報保護規程を定め、社内に周知し、適法かつ公正な運用に努めております。

個人情報保護規程

第1条(目的)

この規程は、個人の権利利益を保護するため、株式会社NEW ART(以下「当社」という)が、保有する個人情報の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定めることを目的とする。

第2条(個人情報の範囲)

この規程において「個人情報」とは、個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、または識別され得るものであり、文書、図画、写真、フィルムおよび電磁的記録(電子的方式、磁気的方式媒体)に記録されたものをいう。ただし、法人その他の団体に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報を除く。

第3条(体制および責任)

  1. 当社は、個人情報保護規程およびその他の規程、規則にもとづき、適切に個人情報を保護するために、個人情報保護の管理責任者を設置し、適切な管理を行う。
  2. 当社において社長は、経営最高責任者として個人情報保護に関しての全ての責と権限を有する。
  3. 当社において、個人情報保護規程およびその他の規程、規則を効果的に実施するために、社長は、本規程の内容を理解し、実践する能力のある者として、取締役営業統括を個人情報保護責任者に任命する。

第4条(収集の制限)

  1. 当社は、個人情報を収集するときは、個人情報を取扱う事務の目的を明確にし、当該目的を達成するために必要な最小限の範囲内で、適法かつ公正な手段により収集するものとする。
  2. 当社は、思想、信条および宗教に関する個人情報ならびに社会的差別の原因となる個人情報を収集しないものとする。ただし、つぎの各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
    (1)法令などに定めがあるとき。
    (2)事務の目的を達成するために必要不可欠であると認められるとき。
  3. 当社は、個人情報を収集するときは、当該個人(以下「本人」という)から直接収集しなければならない。ただし、つぎの各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
    (1)本人の同意があるとき。
    (2)法令などに定めがあるとき。
    (3)出版などにより公にされているとき。
    (4)個人の生命、身体または財産の安全を守るため、緊急かつやむをえないと認められるとき。
    (5)前各号に掲げる場合のほか、本人以外のものから収集することに相当な理由があると認められるとき。

第5条(利用および提供の制限)

  1. 当社は、個人情報を取扱う事務の目的以外の目的のために個人情報を利用し、または外部に提供しないものとする。ただし、つぎの各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
    (1)本人の同意があるとき。
    (2)法令などに定めがあるとき。
    (3)出版などにより公にされているとき。
    (4)個人の生命、身体または財産の安全を守るため、緊急かつやむをえないと認められるとき。
    (5)公益上の必要その他相当の理由があると認められるとき。
  2. 当社は、前項 ただし書の規程により個人情報を利用し、または提供するときは、個人の権利利益を不当に侵害することのないようにするものとする。

第6条(提供先に対する措置要求)

当社は、外部に個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供を受けるものに対し、当該個人情報の使用目的もしくは使用方法の制限、その他必要な制限を付し、またはその適正な取扱いについて必要な措置を講ずるよう求めるものとする。

第7条(正確性および安全性の確保)

  1. 当社は、個人情報を取扱う事務の目的に必要な範囲内で個人情報を正確な状態に保つよう努めるものとする。
  2. 当社は、個人情報の漏洩、改竄、滅失および毀損などの防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めるものとする。
  3. 当社は、保有する必要がなくなった個人情報を確実に、かつ、すみやかに廃棄し、または消去するものとする。ただし、歴史的な資料として保存する必要があるものについては、この限りでない。

第8条(委託に伴う措置)

当社は、個人情報を取扱う事務を委託しようとするときは、個人情報の保護に関し必要な措置を講ずるものとする。

第9条(受託者の責務)

  1. 当社から委託を受けた受託者は、個人情報の漏洩、改竄、滅失および毀損などの防止その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
  2. 前項に規定する受託者は、受託した業務に関して知り得た個人情報に関する秘密を漏らしてはならない。その業務を終了した後も、また、同様とする。

第10条(職員などの責務)

個人情報を取扱う当社の職員または職員であった者は、職務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。

第11条(個人情報取扱業務書)

  1. 当社は、個人情報取扱事務(当社の職員または職員であった者に関わるものを除く)を新たに開始しようとするときは、個人情報取扱業務書(別記様式)を作成するものとする。
  2. 当社は、前項に規定する個人情報取扱業務書について閲覧の申出があったときは、これに応ずるものとする。

第12条(開示の申出方法)

  1. 開示の申出をしようとする者は、当社に対して、個人情報開示申出書(別記様式)を提出しなければならない。
  2. 開示の申出をしようとする者は、自己が当該開示申出に関わる個人情報の本人またはその代理人などであることを証明するために、個人情報開示申出書に定められた必要な書類を提出または提示しなければならない。
  3. 当社は、個人情報開示申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示の申出をした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、当社は、開示の申出をした者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

第13条(自己情報の開示)

当社は、その保有する個人情報について、開示の申出があったときは、前項の手続きをもとに、これに応ずるよう努めるものとする。ただし、開示しようとする個人情報がつぎの各号の一に該当するときは、当該個人情報の全部または一部を開示をしないことができる。

  1. 法令などの定めるところにより、開示をすることができないと認められるとき。
  2. 開示申出に関わる個人情報に申出者以外の個人情報が含まれる場合など、開示することにより、当該申出者以外の者の正当な権利利益を侵害するおそれがあるとき。
  3. 開示をすることにより、当社の事務の適正な遂行に支障が生ずるおそれがあるとき。

第14条(開示の申出に対する通知など)

  1. 当社は、開示の申出があったときは、当該申出があった日の翌日から起算して14日以内に、開示の申出に関わる個人情報を開示するかどうかを通知するものとする。ただし、やむをえない理由により当該期間内に通知することができないときは、この限りでない。
  2. 当社は、開示する旨の通知をしたときは、すみやかに当該個人情報を開示するものとする。

第15条(開示のための費用負担)

  1. 個人情報の開示を受ける者は、当社が別に定める額の費用を負担しなければならない。
  2. 費用は、個人情報の開示を行う際に徴収する。
  3. 既納の費用は、還付しない。
  4. 当社は、特別の理由があると認めるときは、費用を減額し、または免除することができる。

第16条(訂正の申出方法)

  1. 開示を受けた個人情報の訂正の申出をしようとする者は、当社に対して、個人情報開示訂正申出書を提出しなければならない。
  2. 開示を受けた個人情報の訂正の申出をしようとする者は、自己が当該開示訂正申出に関わる個人情報の本人またはその代理人などであることを証明するために、個人情報開示訂正申出書に定められた書類を提出または提示しなければならない。
  3. 当社は、個人情報開示訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、開示の申出をした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、当社は、開示の申出をした者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

第17条(自己情報の訂正)

当社は、その保有する個人情報について、開示を受けた個人情報についての訂正の申出があったときは、前項の手続きをもとに、かつ当該個人情報に事実の誤りがあると認めるときは、これに応ずるものとする。

第18条(訂正の申出に対する通知など)

当社は、訂正の申出があったときは、当該申出があった日の翌日から起算して14日以内に、訂正の申出に関わる個人情報を訂正するかどうかを通知するものとする。ただし、やむをえない理由により当該期間内に通知することができないときは、この限りでない。

第19条(訂正のための費用負担)

  1. 開示を受けている個人情報の訂正を受ける者は、当社が別に定める額の費用を負担しなければならない。
  2. 費用は、個人情報の訂正を行う際に徴収する
  3. 既納の費用は、還付しない。
  4. 当社は、特別の理由があると認めるときは、費用を減額し、または免除することができる。

第20条(苦情、相談および事件、事故発生時の処理)

当社は、その保有する個人情報の取扱いに関する苦情、相談および事件、事故発生については、以下のように対応し、適正かつ迅速な処理に努めるものとする。

  1. 当社は、個人情報保護に関して、当社が保有する個人情報の本人からの苦情および相談を受け付け、これに対応する。苦情、相談を受けた職員は、苦情、相談を受け付けた内容を社内連絡表(別記様式)に記録し、個人情報保護責任者に提出する。
  2. 事件、事故については、以下の手順に従って対処する。
    ① 職員は、事件、事故発生時あるいは発見時に即座に社長および個人情報保護責任者に報告する。
    ② 該当する職員は、社内連絡表に内容を記録し、個人情報保護責任者に提出する。
    ③ 個人情報保護責任者は、該当する事件、事故についての対応策を社長とともに策定し決定する。
    ④ 個人情報保護責任者は、決定された対応策を各該当する担当者に指示し実行する。
    ⑤ 個人情報保護責任者は、お客様あるいは関係する政府機関、個人情報関連の業者への回答書を作成し、社長の承認を得て、通知する。
    ⑥ 今後の再発防止策を個人情報保護責任者が立案し、社長の承認を得て決定する。関連規程などの改訂を行い、社内朝礼、教育などを通じて徹底する。

第21条(内部規程)

当社は、個人情報を保護するために、以下の内部規程を策定し維持する。

  1. 個人情報保護規程(本書)
  2. 個人情報取扱要領
  3. 個人情報システム運用管理・利用要領

第22条(教育)

当社は、事業において個人情報を適切に保護するために、個人情報に関わる全ての対象者に対して、以下の事項に関しての教育を行い、個人情報保護の認識を深め、個人情報保護規程およびその他の規程、規則に従い個人情報を取扱う。

  1. 当社の個人情報保護規程の内容
  2. 個人情報保護規程および法令、その他規範を遵守することの重要性
  3. 個人情報保護規程における役割および責任
  4. 個人情報保護規程や法令に違反した場合に予想される結果

第23条(監査)

当社は、個人情報保護規程およびその他の規程、規則に従い、各部門が適切に維持、運用を行っているか内部監査により、適正監視を行う。内部監査の方法などに関しては、当社の内部監査規程による。

第24条(他の制度との調整など)

この規程は、法令または条例などの規定による個人情報の開示、訂正または削除の手続きが定められている場合における当該個人情報の開示、訂正または削除については、適用しない。

第25条(懲戒の適用)

個人情報保護に関する法令や入社時の誓約書あるいは社内で定めたルールを守らなかった場合には、その程度によって就業規則に定める懲戒の対象とする。

第26条(規程の見直し)

社長は、定時的に個人情報保護責任者からの運用状況などの報告や経営環境などを照らして、適切な個人情報を維持するために、個人情報保護規程およびその他の規程、規則を見直さなければならない。